Образец составления телефонограммы поставщику

Образец составления телефонограммы поставщику

— обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально.

Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги.

Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

Если при приемке продукции с участием представителя будет выявлена недостача продукции против данных, указанных в транспортных и сопроводительных документах (счете-фактуре, спецификации, описи, в упаковочных ярлыках и др.), то результаты приемки продукции по количеству оформляются актом приемки, форма которого приведена в приложении.

Акт о приемке материалов (форма М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные».

Телефонограмма: пережиток или реальность?

Негосударственные компании в своей делопроизводственной практике прибегают к телефонограммам все реже, и уже не каждый секретарь знает, что же это такое. Однако на госслужбе используют этот вид деловых коммуникаций довольно активно как в общении между собой, так и с коммерческими организациями.

За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета. Кроме того, судебное делопроизводство также предполагает извещение участников судебных процессов при помощи телефонограмм (например, ч.

3 ст. 121 АПК РФ или ст. 133 ГПК РФ).

Из этого мы можем сделать только один вывод: однажды в приемной любой компании может раздаться звонок, за которым последует просьба принять телефонограмму. Как не растеряться в этот момент и сделать все, что требуется, быстро и грамотно?

приглашения на конференции, встречи, совещания, заседания, информация о переносе или отмене назначенных ранее мероприятий, просьбы направить представителей на выездные работы, короткие отчеты, запросы информации, не требующие приложений, и т.